La GED : Gestion Electronique des Documents
La GED, acronyme de Gestion Electronique des Documents (en anglais EDM : Electronic Document Management), est aussi appelée quelquefois GEIDE, qui signifie Gestion Electronique de l’Information et des Documents de l’Entreprise. Cet outil vous permet de gérer tous vos documents numériquement comme des images, des fichiers textes, des tableurs, des vidéos, de l’audio, des factures, etc. Elle concerne donc la gestion des fichiers, l’archivage et la dématérialisation et permet une collaboration plus fluide entre les membres d’une société. Le but : traiter, analyser, dématérialiser et archiver le contenu à travers tous types de documents avec de nombreux avantages pour l’entreprise. Un gain en productivité et donc en rentabilité. Elle va bien au-delà en termes d’efficacité et d’optimisation qu’un réseau informatique ou encore que des logiciels de stockage et de partage de fichiers comme Google Drive ou Dropbox.
Le coût et l’efficacité
Dans la méthode dite « traditionnelle », vous multipliez souvent les supports, entre les mails, les envois de devis, de factures, de documents, etc. Vous vous retrouvez donc avec un grand nombre de documents stockés et archivés sous différents formats : certains sur le réseau informatique, d’autres dans votre boîte mails ou encore sous format papier, classés dans un classeur, etc. Ce qui forcément va vous demander du temps et de la recherche quand vous voudrez y avoir accès.
« L’AIM (Association Information et Management) a déterminé que chaque semaine un employé passe en moyenne 7h30 à chercher des informations. »
Avec la GED, vous serez beaucoup plus organisé, la recherche de documents est beaucoup plus simple et rapide. Surtout si elle est associée à une solution de RAD (Recherche Automatique des Documents), ce qui vous permet d’accéder encore plus rapidement à l’information. Ce qui induit donc une réduction des coûts logistiques qui découlent du traitement dit traditionnel de l’information : achat de papier et d’encre pour l’imprimante, volume utile de l’archive physique, courrier, distribution, etc.
L’accessibilité des documents
Véritable acteur de votre communication interne, et du travail de groupe, avec la GED, vos documents sont accessibles à n’importe quel moment, de manière simultanée par l’ensemble des membres de la société. Tout est centralisé et numérisé. Que vous soyez dans les locaux de l’entreprise, ou en déplacements, l’information est accessible.
La sécurité
L’accès à vos informations est sécurisé, le stockage et l’archivage pérennisés. Vous gardez un contrôle des accès aux différents dossiers, et vous gérez les droits de consultations et de modifications. Une fois le cycle de circulation et de vie du document terminé, vous pouvez l’archiver et en arrêter les modifications, tout en gardant un accès simple et rapide à celui-ci : aucun document n’est perdu ou effacé.
L’écologie
Enfin, la GED permet comparée à la méthode « traditionnelle » de réduire la consommation d’encre et de papier, ainsi que le volume utile de l’archivage physique. L’entreprise réduit donc son impact environnemental dû à ses activités.
Ainsi, bien que la mise en place d’une GED soit un investissement, surtout en temps au début, elle sera par la suite le grand allié de votre succès et de votre efficacité !
