GED : la gestion électronique de vos documents n’aura jamais été aussi simple
Archybald est à vos côtés pour accélérer la transformation digitale de votre entreprise avec la GED afin de vous concentrer sur vos objectifs.
Comment ? Avec l’intégration d’une solution de gestion documentaire adaptée à vos besoins qui vous permet de numériser, de classer, de stocker et de retrouver l’ensemble de vos documents dans une base unique : la vôtre.
- Archybald, 1er intégrateur de logiciel GED en Alsace
- Audit de vos besoins, test de la solution et SAV par nos techniciens
- Personnalisation de l’interface selon les besoins de vos collaborateurs
Archybald, leader alsacien en solution de gestion documentaire et transformation digitale
Archybald est le premier intégrateur de logiciel GED au niveau régional, notamment grâce à un lien privilégié avec l’éditeur de la solution Zeendoc.
Cette expertise permet à nos techniciens d’adapter les interfaces de manière optimale aux besoins spécifiques de chaque entreprise, assurant ainsi une prise en main rapide et une intégration fluide par vos équipes.
Adapté à toutes les tailles d’entreprises : TPE, PME, ETI et grandes entreprises
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, nous garantissons une gestion fluide et efficace des processus d’après vos exigences métiers :
- Professionnels de santés – HDS
- Collectivités et mairies
- Transports, logistique et messagerie
- Métiers du BTP
- Professions réglementées
- Secteur immobilier
- Distribution et commerce
Des solutions GED adoptées et performantes
En quoi consiste une solution GED ?
Particulièrement adaptée aux besoins des PME et des TPE, la GED est un logiciel de gestion électronique de documents qui permet d’exploiter les flux des entreprises. Cette solution va bien au-delà de la numérisation des supports papier, puisqu’elle permet de classer et de s’adapter aux processus métier en personnalisant les interfaces selon les besoins des utilisateurs.
La GED nécessite l’installation d’une application de gestion électronique et l’intégration de modules complémentaires pour s’adapter à chaque métier et chaque secteur d’activité.
De la dématérialisation des dossiers ressources humaines à la gestion des fichiers fournisseurs, les avantages sont indéniables : réduction du temps de recherche des fichiers grâce à des fonctionnalités avancées, accès rapide et sécurisé aux documents (système de droit), automatisation des tâches, augmentation de la productivité des équipes.
Archybald vous accompagne tout au long du processus : de l’installation d’une solution GED à sa personnalisation. Profitez d’un service sur mesure pour optimiser vos processus documentaires et améliorer votre efficacité opérationnelle.
“J’aime dire qu’un logiciel de GED est comme une armoire numérique avec des classeurs. Il y a une rapidité de recherche hors norme pour retrouver précisément le document qu’on veut. De plus, les fonctionnalités sont entièrement personnalisables par utilisateur pour développer une interface qui leur parle.”
Les avantages de la GED
- Prise en main rapide, accessible sur ordinateur et mobile
- Simplification des méthodes de travail
- Sur-mesure et évolutive
- Gain de temps et réduction des coûts
- Mise en conformité légale
- Solution bas carbone
Facturation électronique obligatoire : que dit la législation ?
À compter de 2026, la facturation électronique entre entreprises deviendra obligatoire en France pour toutes celles qui sont assujetties à la TVA. C’est déjà le cas depuis 2020 pour les entreprises qui contractualisent avec l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics (via Chorus pro).
La généralisation de la facturation électronique continuera d’évoluer, puisqu’au 1er septembre 2027 les petites et moyennes entreprises ainsi que les micro-entreprises devront s’y conformer.
La GED se présente ainsi comme une solution rapide et simple à mettre en place pour être en conformité. Elle garantit une transition sereine et optimisée pour toutes les entreprises.
Chez Archybald, nos conseillers et nos techniciens vous accompagnent pour une mise en place fluide et adaptée à l’ensemble de vos besoins d’entreprise, qui vont bien au-delà de la facturation.
Nos services GED sur-mesure
Découvrez une solution adaptée à vos besoins documentaires
Contactez-nous pour une présentation personnalisée
Archivage électronique
Stockez et gérez vos documents en toute sécurité, avec un accès facile et rapide à tout moment.
Facture électronique
Automatisez l’envoi et la réception de vos factures, tout en respectant la législation.
Export comptable
Générez des rapports comptables précis et conformes aux normes fiscales.
Signature électronique
Signez vos documents à distance en toute légalité avec des signatures numériques sécurisées.
Chorus pro fournisseurs
Simplifiez la gestion de vos relations fournisseurs grâce à des processus dématérialisés.
Dématérialisation des dossiers fournisseurs
Gérez vos fournisseurs efficacement grâce à une digitalisation complète de leurs dossiers
Dématérialisation des dossiers RH
Centralisez et sécurisez les dossiers de vos collaborateurs dans une solution digitale.
95% des utilisateurs affirment gagner du temps et 92% des utilisateurs se déclarent très satisfaits
80% des utilisateurs estiment gagner de l’argent
de 50% à 75% de réduction du coût papier pour une facture électronique
71% des entreprises choisissent la facture électronique pour réduire les coûts
*Enquête réalisée en septembre 2019 auprès de 10 000 utilisateurs ZEENDOC. Source : ZEENDOC
Nos solutions disponibles
La méthodologie Archybald
Chez Archybald, nous vous proposons une approche sur-mesure pour intégrer la GED dans votre entreprise d’après des conditions réelles : les vôtres. Nos équipes prennent en charge l’ensemble des étapes pour garantir une transition fluide et efficace.
Nous débutons par une analyse approfondie de vos besoins spécifiques afin de bien cerner les flux documentaires (entrants, sortants, circulants et dormants), les enjeux de votre activité et vos attentes.
Cette étape nous permet d’adapter la solution GED à vos réalités opérationnelles, tout en vous aidant à repérer des opportunités d’amélioration et des gains de productivité dans vos processus.
L’étude réalisée, nous sélectionnons et déployons les solutions techniques les plus adaptées.
Cela inclut le choix de la solution, l’intégration avec vos systèmes existants et la mise en place des infrastructures nécessaires pour garantir la sécurité et l’accessibilité des documents.
Nous assurons la récupération et la migration de tout l’historique documentaire antérieur, afin de garantir que toutes vos données passées soient intégrées dans la nouvelle solution GED.
Ce processus inclut l’organisation et la classification des documents pour une gestion optimale.
Afin que vos équipes s’adaptent le mieux aux nouveaux outils, notre équipe forme vos collaborateurs à l’utilisation quotidienne de la solution.
Maîtrise des fonctionnalités, exploitation maximale de la solution, prise en main rapide de la nouvelle organisation documentaire… nous les accompagnons pas à pas.
Nous travaillons avec vos équipes pour organiser et structurer les informations pour une gestion centralisée, une recherche rapide et une traçabilité renforcée des documents.
C’est une étape cruciale durant laquelle nous collaborons sur une version test/projet. Celle-ci est affinée dans les moindres détails pour aboutir à une version finale parfaitement adaptée aux besoins de l’entreprise, à ses processus et aux utilisateurs.
Chez Archybald, notre accompagnement ne s’arrête pas à la mise en place de la GED. Nous assurons un suivi régulier pour évaluer son bon fonctionnement, répondre à vos questions, effectuer les maintenances et les mises à jour nécessaires.
Boostez la gestion documentaire de votre entreprise
Découvrez comment nos solutions GED sur-mesure peuvent simplifier vos processus.
Optimisez tous vos processus avec Archybald
Archybald est à vos côtés pour répondre à l’ensemble de vos besoins en transformation digitale : solutions d’impression et gestion de votre parc machines, solutions informatiques et écrans interactifs… Notre engagement va au-delà de l’installation : nous vous conseillons sur les meilleures pratiques et disposons d’un service après-vente de proximité.
Nos solutions interactives
Nos services en informatique & téléphonie
Nos solutions d’impression
Vos questions fréquentes à propos de la GED
Nous proposons une étape d’audit gratuite en nous rendant sur site pour étudier vos besoins. La compréhension des enjeux de chaque métier est cruciale pour vous proposer une solution GED adaptée à vos métiers. Et comme on apprend en marchant : une phase de test est réalisée après la mise en place de la solution pour que nous puissions personnaliser l’interface à chaque utilisateur. Nous avançons conjointement jusqu’à atteindre l’optimisation idéale de vos processus d’entreprise.
La dématérialisation des supports papier vous permet de vous affranchir de la consommation certes du papier (70 à 85 kilos par an par salarié), mais aussi d’encre, de fournitures de bureau et de frais de stockage. Les économies vont plus loin en automatisant les workflows : processus de facturation et de paiement, réduction du temps de traitement des documents (recherche, classification, distribution et approbation manuelles).
Après la prise de contact, un binôme conseiller-technicien solutions se rend dans votre entreprise pour étudier vos besoins (nombre et nature des documents à dématérialiser, processus à automatiser). Une seconde phase de démonstration d’après vos besoins précis est effectuée. Dès que la solution est validée, la mise en place par nos techniciens et une phase de test sont réalisées. Cette phase de test permet de faire évoluer les interfaces pour les personnaliser par métier.
Bien sûr, les solutions GED évoluent constamment en proposant de nouveaux modules pour continuellement améliorer vos processus. Basyle dispose non seulement d’un SAV réactif, mais aussi de techniciens proactifs pour alimenter sans cesse l’optimisation de vos tâches.
